Integritetspolicy
Personuppgiftsansvar.
Ingarö Kontorstjänst AB, 556305-0193,
Odelbergs väg 9 B, 134 40 Gustavsberg
Vi arbetar till stor del med Ekonomisk förvaltning för bostadsrätts- samfällighets- och vägföreningars på uppdrag genom avtal med föreningarna, och lämnar här vår integritetspolicy som då absolut gäller alla medlemmar/boende i dessa föreningar, likväl som dess styrelser.
Din integritet är viktig,
och vi ansvarar, genom Ingarö Kontorstjänst AB, för den personliga information som du
förser oss med. För att du som kund ska känna dig trygg så beskriver denna
personuppgiftspolicy hur Ingarö Kontorstjänst AB behandlar, lagrar och hanterar
dina personuppgifter.
Bakgrund
Personuppgifter är
information som enskilt eller i kombination med andra uppgifter kan användas
för att identifiera dig som användare som en fysisk nu levande person. Det kan
t.ex. vara ditt namn, ditt personnr, din e-postadress, telefon nummer eller en lägenhets/fastighets beteckning.,
När personuppgifter
behandlas har den personuppgiftsansvarige en skyldighet att lämna viss
information till de registrerade. Med anledning av redovisningsuppdraget vi innehar kommer
personuppgifter att behandlas av redovisningsbyrån.
Ingarö Kontorstjänst AB:s behandling av
personuppgifter
Redovisningsbyrån behöver
ha tillgång till vissa personuppgifter för att kunna utföra
redovisningsuppdraget i enlighet med tillämpliga lagar och regler samt god
redovisningssed.
Redovisningsbyrån kommer
att behandla personuppgifter som erhålls från kunder, dess anställda,
Skatteverket, Bolagsverket eller allmänt tillgängliga källor, för att utföra
och dokumentera redovisningsuppdraget. Personuppgifterna kommer att behandlas i
enlighet med gällande rätt. Sådan behandling är nödvändig för att fullgöra
redovisningsbyråns rättsliga förpliktelser.
För dessa ändamål kommer Ingarö
Kontorstjänst AB att behandla information som kan innehålla personuppgifter,
såsom rapporter, löner, deklarationer, styrelseprotokoll, utdrag ur
lägenhetsregister och andra dokument som härrör redovisningskunden och dess
verksamhet. De kategorier av personuppgifter som kan komma at behandlas är
bl.a;
a) - Kontaktuppgifter som namn, adress,
telefonnummer och e-postadress.
b) - Uppgifter om anställning som
anställningsnummer, arbetsuppgifter, anställningstid, lön
c) - Uppgifter om hälsa och frånvaro, tex
läkarintyg och uppgifter om sjukfrånvaro, tjänstledighet och föräldraledighet.
d) - Personnummer
e) - Uppgifter om ekonomiska förhållanden som ekonomiska
rapporter, bankkontouppgifter, uppgifter om lön och andra förmåner,
försäkringsuppgifter och uppgift om registreringsnummer för tjänstebil,
lägenhetsnummer i bostadsrättsförening, eller fastighetsbeteckning
f) - Uppgifter om försäkringar och pension, eller
g) - Andra kategorier av personuppgifter som
behövs till följd av att följa god redovisningssed och lagar och regler.
Säkerhet vid behandling av personuppgifter
All behandling av
personuppgifter omfattas av lagstadgad tystnadsplikt. Redovisningsbyrån system
och organisation är ordnad så att obehöriga personer inte har tillgång till
personuppgifterna. Åtkomstsystem krävs för tillgång till samtliga av Ingarö
Kontorstjänsts system som hanterar personuppgifter. Personuppgiftsbiträden och
underbiträden ska följa Ingarö Kontorstjänst interna informationssäkerhetspolicy
Som personuppgiftsansvarig har Ingarö
Kontorstjänst ansvaret för att dina personuppgifter behandlas på ett säkert
sätt och att GDPR följs Vi behandlar inte känsliga personuppgifter såtillvida
det inte finns specifikt samtycke för att hantera dessa.
Lagring av personuppgifterna
Personuppgifterna kommer
att sparas under pågående avtalsperiod och i minst 7 år från utgången av det
kalenderår då avtalet upphör i enlighet med tillämpliga lagar och regler, såsom
Bokföringslagen, Aktiebolagslagen, Årsredovisningslagen , lagen om Ekonomiska
föreningar samt god redovisningssed.
Personuppgiftsbiträden
till Ingarö Kontorstjänst AB
Ingarö Kontorstjänst använder personuppgiftsbiträden till program
och molntjänster. Vi förbinder oss att ha personuppgiftsbiträdesavtal med
samtliga personuppgiftsbiträden samt att dessa personuppgiftsbiträden förutom
att följa GDPR även följer Ingarö Kontorstjänsts krav på integritet,
tillgänglighet och säkerhet.
Överföring av
information
Ingarö Kontorstjänst och dess personuppgiftsbiträden
sparar sin information inom EU. Bokföringsdata sparas i Sverige eller av
Skatteverket godkänt land. Vi säljer inte vidare någon kundinformation till 3:e
part..
Ändringar av denna
personuppgiftspolicy
Uppdateringar och förändringar i denna
personuppgiftspolicy skickas ut till kund.
Som registrerad hos Ingarö Kontorstjänst AB har du följande
rättigheter:
·
Du har rätt att få information om vilka
personuppgiftsbehandlingar som görs hos oss.
·
Du har rätt att begära rättning om vi har felaktigheter
registrerade om dig.
·
Du har rätt att bli raderad under dessa förutsättningar:
– Uppgifterna behövs inte längre
för det ändamål de samlades in.
– Om uppgifterna sparas med
ditt samtycke och du återkallar samtycket.
– Om behandlingen grundar
sig på en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger
tyngre än ditt intresse.
– Om personuppgifterna har
behandlats olagligt.
·
Rätten att bli raderad gäller inte om vi är skyldiga enligt lag
(t ex bokföringslagen) att behålla uppgifterna.
·
Du har rätt till dataportabilitet (rätt att få dina
personuppgifter flyttade) under förutsättning att den rättsliga grunden är
samtycke eller avtal och det du kan få ut är personuppgifter som rör dig, som
du själv tillhandahållit eller som genererats av dina handlingar/aktiviteter.
Om du vill åberopa någon av dina
rättigheter så kontaktar du oss via telefon 08-570 30099 eller via e-post; stina@ingarökontor.se